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Unternehmen in den USA gründen – auf was muss ich beim „Incorporieren“ achten?

Wenn Sie noch am Anfang der Idee stehen, ein Unternehmen in den USA zu gründen, dann wird dieser Artikel Ihnen helfen – er ist für Sie geschrieben!

Auswahl des Namens und der Rechtsform

Beim Namen (also der „Firmierung“ Ihres Unternehmens) spielen mehr als nur werbliche Aspekte eine Rolle.

Sie müssen bei der Namenswahl beispielsweise prüfen, ob der gewünschte Name in dem jeweiligen Bundesstaat, in welchem Sie das Unternehmen gründen wollen, noch nicht verwendet wird. Es darf keine zwei Unternehmen mit exakt derselben Firmierung geben.

Der Unternehmensname muss einmalig sein!

Tipp: Ein Unternehmensname, der Ihre Internetadresse enthält, ist auf jeden Fall einmalig. Beispielsweise: „IhrDomainname.Com Corporation“. Eine Verwechslung mit einem anderen Unternehmen ist ausgeschlossen.

Ganz wichtig: Die Rechtsform

Wie überall auf der Welt gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein Unternehmen zu formieren. Man verwendet den Begriff „Rechtsform“ dafür.

Welche Rechtsform für Sie die ideale ist, finden Sie über eine gründliche Recherche oder eine sehr gute Beratung raus. Es gibt keine allgemein perfekte Unternehmensform, sondern immer Vor- und Nachteile.

Die grobe Einteilung in den USA ist:

  • Einzelunternehmer (sole proprietorship)
  • Limited Partnership (LP)
  • Limited Liability Company (LLC) – haftungsbeschränkt, Versteuerung aber auf Personenebene)
  • Corporation – haftungsbeschränkt, Versteuerung auf Unternehmensebene

Es gibt zwei Punkte, die jeder Unternehmer bei der Gründung eines Unternehmens in den Vereinigen Staaten beachten sollte:

  1. Haftungsschutz

    Wenn eine juristische Person richtig aufgesetzt wird, haftet im Zweifel „nur“ das Firmenvermögen, nicht aber das Privatvermögen.

    Wem ein Haftungsschutz wichtig ist – und das Thema ist in den USA wesentlich prominenter als in Deutschland –, der gründet bitte nicht als Einzelunternehmer (Sole Proprietor).

  2. Steuern

    Als Einzelunternehmer (ohne Haftungsschutz) sowie mit einer LLC versteuert man in den USA direkt als Person.

    Als Shareholder (Teilhaber) einer Corporation sieht man zwei steuerliche Ebenen: die Versteuerung auf Unternehmensebene und dann, wenn Gewinne ausgeschüttet werden, wird auf der persönlichen Ebene versteuert.

Benötigen Sie konkrete Beratung zu den Punkten? Gerne stellen wir Ihnen unsere Kontakte in den USA zur Verfügung.

Eine der ersten Aufgaben ist die Auswahl der passenden Unternehmensform, und ähnlich wie in Deutschland gibt es auch hierbei Vor- und Nachteile in Bezug auf den Organisationsaufwand, Gründungskosten und steuerliche Fragen.

Gründungsvorgang

Beim Abfassen bzw. Zusammenstellen der Gründungsunterlagen (Incorporation Papers, beispielsweise die Satzung/Articles of Incorporation) ist höchste Aufmerksamkeit geboten, damit sichergestellt ist, dass die Unterlagen sowohl komplett als auch korrekt ausgefüllt sind.

Firmengründung USA

Standardisiertes Aktienzertifikat einer Unternehmensgründung.

Hierbei sollten Sie daher juristische und ggf. unternehmerische Beratung in Anspruch nehmen. Üblicherweise nutzt man die Dienste von Gründungshelfern. Das kann etwa eine Rechtsanwaltskanzlei bei komplizierten Strukturen oder ein günstiges Angebot aus dem Internet sein.

Anderenfalls ist es möglich, dass Sie im Haftungsfall bzw. im Fall eines Rechtsstreits nicht wie beabsichtigt durch die gewählte Unternehmensform abgesichert sind, beispielsweise was den Schutz Ihres privaten Vermögens betrifft.

Die Gründung eines Unternehmens ist für Beträge von wenigen hundert Dollar (ohne Beratung) bis zu einer guten vierstelligen Summe (mit guter Beratung) möglich. Wenn es schnell gehen soll, ist eine Gründung innerhalb von drei Werktagen fix und fertig.

Eine einfache Gründung mit einer soliden Beratung bekommen Sie bereits für rund 1.000 Euro.

Beantragung einer „Employer Identification Number“ (EIN)

Bei der so genannten „Employer Identification Number“ (übersetzt: Arbeitgeber-Identifikationsnummer) handelt es sich um eine neunstellige Nummer, die vom IRS (Internal Revenue Service), der Steuerbehörde der USA, vergeben wird.

Diese Nummer stellt gewissermaßen die Sozialversicherungsnummer Ihres Unternehmens dar, unter der nicht nur die Steuern des Unternehmens gezahlt werden, sondern die beispielsweise auch für die Eröffnung eines Bankkontos für das Unternehmen notwendig ist.

Sie ist nicht zu verwechseln mit Ihrer persönlichen Sozialversicherungs- bzw. Steueridentifikationsnummer, da es sich bei dem Unternehmen – beispielsweise im Fall einer LLC – um eine eigenständige juristische Einheit (Entity) handelt.

Die Beantragung der EIN beim IRS ist unter anderem über das Internet möglich, aber auch per Post, Telefax oder sogar telefonisch.

EIN vom IRS

So sieht die Ausstellung der EIN aus.

Während der Vorgang bei einer Beantragung auf dem Postweg etwa vier Wochen in Anspruch nehmen kann, erhalten Sie Ihre neue EIN bei der Online-Beantragung innerhalb der dafür reservierten Betriebszeiten (nach aktuellem Informationsstand montags bis freitags zwischen 7 Uhr morgens/7 a.m. und 22 Uhr/10 p.m. EST) sofort übermittelt.

Hierbei ist übrigens zu beachten, dass die beantragende Person bereits über eine persönliche US-Steueridentifikationsnummer (SSN, ITIN; EIN) verfügen muss. Das entsprechende Formular für den Antrag („Form SS-4“) sowie weitere Informationen hierzu findet man auf der Website des IRS.

Wenn Sie mit einer guten Gründungsagentur zusammenarbeiten, dann beantragt sie die Nummer für Sie.

„Registered Agent“

Bei einem sogenannten „Registered Agent“ handelt es sich um die öffentliche, zustellfähige Adresse Ihres Unternehmens. Der Registered Agent muss sich in dem Bundesstaat befinden, in dem das Unternehmen gegründet wurde, also seinen Sitz hat.

An diese Adresse wird nicht nur sämtliche staatsseitige Korrespondenz gesendet, sondern hierher werden im Fall eines Rechtsstreits auch die gerichtlichen Unterlagen zugestellt. Unter dieser Adresse muss innerhalb der Geschäftszeiten jemand persönlich anwesend sein.

Es ist wichtig, dass die hier ankommende Post Ihnen zügig weitergeleitet wird, um beispielsweise bei Rechtsstreitigkeiten die jeweiligen gerichtlichen Fristen einhalten zu können. Anderenfalls riskieren Sie, den Rechtsstreit zu verlieren.

Sollte das Unternehmen auch in anderen US-Bundesstaaten geschäftlich aktiv sein, wird auch dort ein weiterer Registered Agent (manchmal auch als „Statutory Agent“ oder „Agent of Process“ bezeichnet) benötigt.

Für den Service als Registered Agent stehen diverse Dienstleister – in der Regel gegen Zahlung einer Jahresgebühr – zur Verfügung.

Eröffnung eines Geschäftskontos

Wenn Sie Ihre EIN erhalten haben und die jeweiligen Gründungsformalitäten erledigt sind, können Sie unter Vorlage der entsprechenden Unterlagen ein Geschäftskonto bei einer US-Bank eröffnen.

Die Vorlage dieser EIN ist hierbei zwingend erforderlich.

Es ist sehr wichtig, dass Sie den Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens nicht über Ihr Privatkonto laufen lassen, sondern hierfür ein getrenntes Bankkonto verwenden, da es sich bei Ihrer Corporation, LLC oder LP – wie schon erwähnt – um eine separate juristische Einheit handelt.

Bankkonto USA

Beides, Plastik-Karte und Scheckbuch, werden Sie in den USA für Ihre Firma benötigen.

Eine Firmengründung kann ohne Anwesenheit des Gründers erledigt werden, eine Kontoeröffnung bei einer Bank nicht. Deswegen bieten die meisten Gründungsagenturen keine Kombipakete mit Kontoeröffnung an.

Richtig gute Gründungsagenturen bereiten den Banktermin zur Kontoeröffnung vor, so dass der Kunde auf der nächsten USA-Reise nur noch zum Händeschütteln und Unterschreiben der Eröffnungsdokumente die Filiale betreten muss.

Andernfalls sucht man sich selbst eine gute Bank zur Eröffnung eines Geschäftskontos aus.

Ein Bankkonto ist der wirtschaftliche Dreh- und Angelpunkt eines US-Unternehmens!

Buchhaltung

Sowohl im Sinne eines ordentlichen Geschäftsbetriebs als auch zur Erstellung der Steuererklärung für das Unternehmen ist eine angemessene und akkurate Buchhaltung unbedingt notwendig.

Steuererklärung USA

Die Abgabe der Steuer­erklärung überlässt man einem Steuer­berater, der in den USA allgemein CPA genannt wird. Termine sind strikt einzuhalten!

Aber keine Sorge: Die Rechnungslegung ist lange nicht so stark reguliert wie in Deutschland!

Falls Ihr Unternehmen Angestellte oder anderweitige Mitarbeiter beschäftigt, erweitert sich der buchhalterische Aufwand zusätzlich durch die Gehaltszahlungen (Payroll).

Während Sie diese Buchhaltungsaufgaben theoretisch selbst durchführen könnten – falls Sie das wünschen sollten –, ist es jedoch in der Regel sinnvoller, hierfür einen Buchhalter bzw. Buchhaltungsservice zu beauftragen.

Schließlich geht es nicht nur darum, diesen wichtigen Aspekt des Geschäftsbetriebs fachmännisch zu bearbeiten, sondern in den meisten Fällen lässt sich Ihre Zeit und Energie schlicht sinnvoller und profitabler für die eigentliche Unternehmensführung einsetzen.

Tipp für kleinere Unternehmen: Beauftragen Sie Ihren Steuerberater mit der Buchführung. So ist alles in einer Hand und Verantwortlichkeit. Das spart Ihnen Zeit, Nerven und Geld.

Unternehmenskennzeichnung im Geschäftsverkehr

Im Zuge des Geschäftsbetriebs ist es in Ihrem eigenen Interesse, Ihren Kunden und Geschäftspartnern gegenüber die Rechtsform Ihres Unternehmens korrekt zu kennzeichnen. Dies geschieht u. a. durch einen entsprechenden Zusatz zu Ihrem Unternehmensnamen, also einem „Inc.“ für eine Corporation, „LLC“ für eine Limited Liability Company und „LP“ für eine Limited Partnership. Auch in Bezug auf Verträge und Ihre Geschäftskorrespondenz unterzeichnen Sie nicht als Privatperson (d. h. lediglich mit Vorname, Name und ggf. Titel), sondern in Ihrer unternehmerischen Eigenschaft/Position, also beispielsweise „Vorname, Name, President der XY, Inc.“.

Beantragung etwaiger weiterer Genehmigungen

Je nach Art Ihres Unternehmens benötigen Sie für den Geschäftsbetrieb noch weitere Genehmigungen bzw. Lizenzen. Hierüber sollten Sie sich vor Aufnahme des Betriebs bei den örtlichen Behörden (Stadt, County) erkundigen oder eben bei Ihrer Gründungsagentur.

Zu guter Letzt

Unternehmen werden in den USA auf Ebene der Bundesstaaten gegründet. So gibt es 50 verschiedene Gesetze zur Unternehmensgründung. Diese sind in groben Zügen ähnlich. Dennoch sind einige Staaten gründer- und kostenfreundlicher als andere.

Am besten gründen Sie in einem der vorteilhaftesten Bundesstaaten, deren Namen man sogar in diesem Zusammenhang in Deutschland kennt: Wyoming, Nevada, Delaware oder Florida. Wenn Sie ein Online-Business betreiben, ist das ideal für Sie. Haben Sie Filialen, dann melden Sie Ihre „auswärtige“ Firma dort als Niederlassung an. Sie genießen trotzdem die positiven Rechtsnormen der unternehmensfreundlichen Bundesstaaten.

Sie sehen schon: In den meisten Fällen macht eine professionelle Beratung Sinn. Oder Sie gründen zur Not zwei Mal. 😉

Weiterführende Links:

  • Falls Sie ein Unternehmen ohne Beratung gründen wollen, fahren Sie mit www.corporatedirect.com sehr gut. Es handelt sich um einen Kooperationspartner von Robert Kiyosaki (Bestellser-Autor von „Rich Dad, Poor Dad“). Über unseren Link bekommen Sie sogar noch $100 Rabatt!
  • Firmengründung mit Beratung gewünscht? Schauen Sie sich bitte dieses Info-Video an.
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Wer schreibt hier?

As a German expatriate in the USA, Susanne has been part of the editorial team of this special portal since its beginnings.

Ein Kommentar zu “Unternehmen in den USA gründen – auf was muss ich beim „Incorporieren“ achten?”

  1. Sasha sagt:

    Großartiger Artikel! Werd ich in meinen Favoriten abspeichern.

    Wenn ich mal zu einer Green Card komme, will ich mich in den Staaten Selbstständig machen.

    Vielen Dank !

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